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KPIとは?意味やKGIとの違いを簡単にわかりやすく解説!

KPIとは?意味やKGIとの違いを簡単にわかりやすく解説!
会社の経営やプロジェクトの進行など、何かをすすめるときには目標設定が必要です。そこで、役に立つのがKPIという考え方です。

こちらでは、「KPIとは」「KPIの設定方法」「KPI作成するコツのSMARTについて」を見ていきます。

こちらを読んでいただければ、「KPI」の設定の方法がわかるようになります。

KPIとは?簡単にわかりやすく解説!

KPIは大きなゴールに向かってたくさんの業務を行う場合の指標のことです。

会社の業務では大きなプロジェクトを立ち上げる際には、多くの部署が関連しあってプロジェクトを進行していきますが、全てが同時進行ではなく、前の部署の業務が終わらないと、こちらは業務に取りかかれないなど業務の段階や納期・作業担当も様々です。

そうした作業の進捗を評価する方法がKPIとなります。

こちらでは、KPIについて以下の内容を紹介します。

  • KPIとは
  • KPIが必要な理由
  • KPI(指標)とKGI(目標)の違い
  • KPI(指標)とKGI(目標)の具体例

KPIとは?重要業績評価指標(Key Performance Indicator)の略のこと!

KPIはKey Performance Indicatorの略で、日本語に訳すと「重要業績評価指標」という意味になり、目標の達成度合いを評価する「中間指標」のことです。

例えば、「半年以内に見込み客への営業訪問数を10%増やす」「10ヶ月以内に平均顧客単価を2%増やす」などのように、経営目標を達成するために必要な業績の具体的数値目標がKPIに当たります。

経営目標を達成するために、従業員がそれぞれに短期的でわかりやすい目標としてのKPIを設定・達成してく事で経営目標の達成がより確実になります。

KPIが必要な理由

KPIが必要な理由は、関連する人が多い中で目標達成の度合いを管理できるからです。

経営目標設定のために、関連する複数の業務とその過程にKPIを設定すると、誰がいつまでに何をするかが明確になります。そして、誰がいつまでに何をするかが明確であれば、業務の進捗が充分なのか遅れているのか判断をすることができるようになります。

KPIに対して業務の進捗が遅れているなら、どうカバーするべきか考える事ができます。逆に進捗が十分であればこのまま進めば経営目標が達成できると判断できます。

このように、KPIを設定して業務の進捗管理を行っていけば、最終的な経営目標の達成がより確実になります。

KPI(指標)とKGI(目標)の違い

「KGI」は(Key Goal Indicator:キーゴールインジケーター)の略で「経営目標達成指標」と訳され、ビジネス戦略を達成するためには何を達成するとゴールとみなすかの指標のことです。

例えば、「ある部門の通期の売上げを○億円にする」のような最終的に達成すべき経営目標がKGIです。

前述の「KPI」は中間目標で「KGI」を達成するための指標に当たります。関係する「部門」「部署」「個人」それぞれに達成する「KPI」があり、その「KPI」を達成していくことで、「KGI」が達成されるようになっています。

つまり、「KPI」は過程を評価するための指標で、「KGI」は最終目標であるゴールの指標です。

KPI(指標)とKGI(目標)の具体例

KPI(指標)とKGI(目標)は言葉だけで説明すると何回なので、こちらでは具体例を提示していきます。

例えとして、前期の利益が20万円のりんご屋の場合を想定してKGIとKPIを設定してみます。

イメージとしては以下のようになります。

KGI KPI 細分化したKPI
今期の利益を30万に伸ばす 売上数を上げる 広告宣伝で来店者を10%増やす。
ネット通販の店舗を出店して、今期で5万円売り上げる。
客単価を上げる りんごのまとめ売りをして、客単価を10円上げる。
高級りんごの販売を始めて、客単価を10円上げる。

上記のように、KGIは経営目標なので「利益を30万円にする」「経費を5万円減らす」のように金額で表記される事になります。

KPIは、KGIを達成するための業績評価の指標なので「広告宣伝で来店者数を10%増やす」「ネット通販で5万円売り上げる」のように、経営目標を達成するために必要な業績が設定されます。

KPI(重要業績評価指標)の設定方法を解説

こちらでは、「りんご屋で4ヶ月以内に利益を5万円アップしたい」ということを例にとって、KPI(重要業績評価指標)の設定方法を解説していきます。

KPIを設定する流れは一般的に、

  • KGIを設定する
  • 設定したKGIを細分化する
  • 細分化したKGIに対してKPIを設定する
  • 設定したKPIをさらに細分化する

このような手順になります。それぞれの手順をりんご屋の場合を例に数値を入れながら説明するので、ご自身の会社の場合に置き換えて想像してみてください。

まずは、KGIを設定する

まずは、最終的な経営戦略として、客観的にわかりやすく数値化されたKGIを定めます。

今回の場合には「りんご屋で4ヶ月以内に利益を5万円アップする」という物をKGIに設定します。

KGIを設定する際は、期限を区切り数値化した目標を設定することで、人により達成したかしないかの判断が変わらないようにします。

設定したKGIを細分化する

次に、設定したKGIを細分化していきます。「りんごの売価」「仕入れ」「来店者数」など様々な視点からKGIを細分化する事で、各部門が達成すべきKGIが明確化されます。

「りんご屋で4ヶ月以内に利益を5万円アップする」というKGIを細分化すると、下記のような項目が考えられます。

  • りんごの仕入れ値を5円下げる
  • りんごの販売価格を10円上げる
  • 店舗への来店者を10%増やす
  • 従業員の残業を平均2時間減らす

実際の業務では、さらに、出した項目をKGIに対しての優先順位をつけて実施すべき項目としなくてよい項目に分けます。出した項目の作業の時系列的な順番や相互の関連も明確にします。

KGIに対してそれぞれKPIを設定する

KGIを細分化できたら、それぞれに対してKPIを設定していきます。

KGI達成のために実施すべき項目の作業の順番や相互の関連を明確にしたら、作業の順番を考えて達成可能な期限を割り当て数値目標として設定します。それがKPIです。

例えば、「りんごの仕入れ値を5円下げる」というKGIは、そのKGIを達成するためのKPIに落とし込まれます。

KGI KPI 細分化されたKPI
りんごの仕入れ値を5円下げる 3月までにりんご農園を50園を新規開拓し、今より5円安く仕入れられるりんご園を5園確保する。 12月中に、新規りんご農園50園のリストを作る。
1月〜2月にかけて新規りんご農園50園に対して、営業をかける。
3月までに価格が安い農園5園に対し、価格交渉をして仕入れ値を現状より5円安くする。

また、KPIは、絶対に実行不可能なものを設定してはいけません。実行可能な期限と数値目標を設定してください。

設定したKPIをさらに細分化してKPIツリーを作成する

KGIを達成するための実施項目は多岐に亘り、部署をまたがらないと達成できない横方向の関連や、ひとつが終了しないとその次が実施できない時系列の関連もあります。

そこで、それぞれのKPIの関連性を可視化するために「KPI」ツリーを作成します。

「KPIツリー」はKGIを頂点として、実施項目で横に枝葉が広がり、時系列の早いものが下層となったように作成します。「トーナメント表」のような形で、時間が経って中間指標が達成されていくと最終的にKGIにたどり着きます。

このように、「KPIツリー」を作成することで、「実施項目」や「過程」が可視化されるだけでなく、それぞれの「KPI」の関係性が理解できるため、それぞれの「KPI」の到達を見れば進捗状況がわかり、遅れがあってもすぐに発見できます。

KPIツリー

KPIを作成するコツの「SMART」とは?

KPIを作成する際にはいくつかの手法がありますが「SMART」モデルを使うのがおすすめです。「SMART」モデルは、ジョージ・T・ドラン氏で、1981年にこの法則についての論文がビジネス誌に掲載されて以降、広く知られるようになりました。

「SMART」モデルを利用してKPIを設定することで、「業務が遂行しやすくなり効率が上がる」→「部署やメンバーの評価が上がる」→「従業員のモチベーションにつながる」などの効果があります。

また、「SMART」モデルを利用してKPIを設定すれば、もし達成できなかった場合にも、どこに原因があるかが明らかになり、次回へ活かすことができるようになります。

「SMART」とは、KPI設定の時に必ず意識する内容の頭文字でこちらのようになります。

  • S:Specific(明確な)
  • M:Measurable(計測可能な)
  • A:Achievable(達成可能な)
  • R:Relevant(関連した)
  • T:Time-bound(期限を定めた)

それぞれの内容は以下のようになります。

Specific(明確な)

Specific(明確な)とは具体的な目標を設定するということです。

曖昧で解釈が分かれるものではなく、組織全体が認識できる言葉を使って誰の目から見ても理解できる論理的な文章で書かれている必要があります。

例えば、「効率の悪い営業はしない」などのような曖昧な言葉を使うと、「営業はしない」のか「効率の悪いものは避けて営業する」のか読んだ人により解釈が分かれます。営業を「する」か「しない」か、目標設定は正反対です。

こうしたことを避けるためにも、目標を書く内容は5W2H(Who:だれが・Why:なぜ・Where:どこで・When:いつまでに・What:なにを・How:どのように・How much:どのくらい)を意識して明確に書きます。

Measurable(計測可能な)

Measurable(計測可能な)は、目標設定を数値化するということです。

KPIは、測定できるように数値化しておけば人の解釈によらず結果達成状況がわかります。しかし、実施内容により「定性的」な目標しか立てられない場合もあります。

例えば、「顧客満足度向上」のような事例です。このような場合、「○月までに顧客満足度を○%向上させる」という目標は数値化されたように見えて、実はとても測定しづらいものです。

しかし、「○月までに従業員の○%が○○資格を取得する」「○月までに毎週の○○テストで○点以上を獲得する」などのように落とし込むことで目標が数値化され計測可能になります。

Achievable(達成可能な)

Achievable(達成可能な)は、KPIが達成可能な範囲であることを指します。

KPIは、KGIに向かって様々な段階で複雑に入り組んだ業務に対して行う目標設定ですから、どこかのKPIが達成できないと、他の業務にも影響し最終的にはKGIが達成できなくなります。

また、そもそも達成できない目標に取り組んでもそれは時間の無駄にしかなりません。何のために目標を達成するかを理解して達成可能な範囲で目標設定を行う必要があります。

例えば、1〜2人の人員で書類ベースの1,000人の顧客管理は無理かもしれません。ただし、CRMツールを導入することで目標は達成できる可能性もありますので、どうすれば目標達成が可能になるかも考えて目標を設定します。

Relevant(関連した)

Relevant(関連した)は、いくつかの考え方があります。

ます、KGIに関連したKPIを設定することです。例えば、「収益を上げる」というKGIは、一見、人事部に関連はなさそうですが、KGIに関連づけて考えれば人事部でもコストを抑えることはできます。そのため「○ヶ月で○%の残業削減」などの目標設定が可能になるのです。

また、KGIに関連が大きいものほど優先順位が高くなるので、優先的に実施するべき項目となります。

さらに、目標設定が自分の利益に関連していると、目標達成のためのモチベーションとなります。目標を達成したらボーナス支給などのインセンティブがある方がモチベーションにつながるためです。

このように、Relevant(関連した)には、いくつかの考え方があります。

Time-bounded(期限を定めた)

Time-bounded(期限を定めた)は、KPIの達成指標をKGI達成期限に間に合う形で定めることです。

期限のない目標はいつまでも達成されない目標になりますし、期限を区切るのは「そこまで全力で頑張る」というモチベーションにもつながります。

例えば、今期の販売目標をクリアするために人員を強化したいのに、人員の確保の期限が定められていなければ、「今季中の販売目標が達成できるタイミングで人員募集をしなかった」ということにもつながります。

KPIは複雑に絡み合った業務それぞれに設定されていますので、ひとつの業務が遅れれば全ての業務の遅れにつながるので必ず期限を定めます。

まとめ

こちらでは、「KPIとは」「KPIの設定方法」「KPI作成するコツのSMARTについて見てきました。

KPIとは(Key Performance Indicator:重要業績評価指標)のことで、KGI(Key Goal Indicator:経営目標達成指標)という最終目標を達成するための「中間目標」になります。

KPIを設定するには、最終目標であるKGIの設定後、KGIを細分化することでKPIを設定していきます。最終的に複数あるKPIが達成できればKGIが達成できるようになります。

KPIを設定する場合には、「SMART」モデルを使って設定するのがおすすめです。「SMART」モデルは「S:Specific(明確な)」「M:Measurable(計測可能な)」「A:Achievable(達成可能な)」「R:Relevant(関連した)」「T:Time-bound(期限を定めた)」の略です。

「SMART」モデルに沿ってKPIを設定することで達成可能なKPIを作ることができ、最終目標であるKGIをより達成しやすくなります。

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